Henkilötietojen käsittely Kontiolahden 4H-yhdistyksessä
Kontiolahden 4H-yhdistys kerää jäsenien, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, rekrytoitavien, työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja tiedottamiseen.
Kontiolahden 4H-yhdistys hallinnoi ja ylläpitää alla lueteltuja henkilörekistereitä sekä niihin liittyviä tietosuojaselosteita.
Henkilörekisterit ovat osittain päällekkäisiä, sillä henkilörekisterit määräytyvät kerättyjen henkilötietojen sekä henkilötietojen keräämisen laillisen perusteen mukaan. Tietosuojaselosteista käy ilmi, miten henkilötiedot on kerätty, miten niitä säilytetään sekä kuka/ketkä pääsevät tietoihin käsiksi.
Jäsenet voivat katsella ja päivittää omia henkilötietojaan myös omalla digitaalisella jäsenkortilla osoitteessa oma.4h.fi, verkkoasiointilomakkeella tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen mia.vaananen@4h.fi.
Mikäli haluat erota yhdistyksen jäsenyydestä, voit tehdä sen omalla jäsenkortilla osoitteessa oma.4h.fi tai täytä ja lähetä lomake kotisivuilla tai ilmoita yhdistykseen mia.vaananen@4h.fi, niin lakkautamme jäsenyyden.
KONTIOLAHDEN 4H-YHDISTYKSEN YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuojaseloste: Kontiolahden 4H-yhdistyksen toimintoihin (yleinen)
Pvm: 12.9.2018
Viite: Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Rekisterinpitäjä
Nimi: Kontiolahden 4H-yhdistys ry
Osoite: Keskuskatu 21, liikehuoneisto 7b, 81100 KONTIOLAHTI
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Riitta Tuukkanen, toiminnanjohtaja
Osoite: Keskuskatu 21, liikehuoneisto 7b, 81100 KONTIOLAHTI
Sähköposti: riitta.tuukkanen@4h.fi
Puhelin: 0503244987
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Kontiolahden 4H-yhdistys kerää jäsenien, toimintaan osallistuvien muiden henkilöiden, työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja tiedottamiseen siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä esim. työn tai toimintojen suorittamiseen ja toteuttamiseen.
Rekrytoinneissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on 4H-yhdistyksen tehtäviin tehtyjen hakemusten sekä avoimien hakemusten käsittely. Hakemuksia ja liitteitä käsittelevät ainoastaan 4H-yhdistyksen työsuhteessa olevat rekrytointiin osallistuvat henkilöt ja luottamushenkilöt sekä mahdolliset rekrytointiin osallistuvat ulkopuoliset tahot.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä. (Lisäksi Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta 28/2014 ja Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta 1174/2014).
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisterit sisältävät seuraavia henkilötietoja:
•Jäsenet:
Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot ja sähköpostiosoite sekä kuvauslupa. Liittymislomakkeessa kysytään myös allergioista, mutta niitä ei kirjata jäsenrekisteriin vaan se kysytään kussakin toiminnossa uudestaan. Lue lisää 4H-liiton jäsenrekisterin tietosuojaselosteesta.
•Kerholaiset:
Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus-ja julkaisuluvat)
•Kurssilaiset, leiriläiset ja retkeläiset:
Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (nuori), huoltajan yhteystiedot sekä ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat sekä kuvaus-ja julkaisuluvat).
•Työntekijät:
Yhteystiedot, sähköpostiosoite, tilinumero sekä verotiedot ja verokortti. Työsopimus ja verokortti skannataan sähköiseen talousjärjestelmään, johon on myös kirjanpitäjällä pääsy.
•Asiakkaat:
Nimi, osoite, puhelinnumero, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus) sekä laskutusosoite mikäli eri kuin palvelun toimitusosoite.
•Rekrytointi:
Hakemus liitteineen: yksilöinti- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite ja sähköpostiosoite, koulutus ja kielitaito, työkokemus ja osaamista koskevat tiedot,
vapaamuotoinen oma esittely. Hakijoiden vapaamuotoiseen omaan esittelyyn ja hakemuksen liitteisiin saattaa sisältyä myös tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä.
Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Näiden käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 mom. b-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisessa työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.
Tietojen säilytysaika ja/tai säilytysajan määräytymisperusteet
Säilytämme kerättyjä henkilötietoja vain sitä varten kerätyn toiminnan ajaksi*.
Paitsi;
-Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. Osallistujalistoissa on vähintään osallistujan nimi, mutta tilastosta riippuen allekirjoitus sekä ikä/syntymävuosi tai muita tärkeimpiä tilastointitietoja.
Noudatamme 4H-yhdistyksen arkistointi- ja hallintosääntöjä sekä hankkeiden puitteissa olevien henkilötietojen käsittelyssä myös maaseutuviranomaisen määräyksiä.
Rekrytoinnissa valitun henkilön hakemus säilytetään työsopimuksen kanssa yhteneväisen ajan. Tietoja säilytetään 4H-yhdistyksen arkistossa.
Muut hakemukset säilytetään yksi-kolme vuotta tehtävän täyttämisestä rekrytoijan arkistossa. 4H-yhdistykselle lähetetyt avoimet hakemukset säilytetään korkeintaan 6 kuukautta.
Työntekijöiden työsopimuksia ja tuntilistoja säilytetään arkistointisäännön mukaisesti. Työntekijöiden verokortit skannataan taloushallintojärjestelmään.
Kertaluontoisten työpalvelutilausten henkilö- ja työnsuoritustiedot poistetaan yhteydenpitotarpeen päätyttyä tai kunnes laskutus on suoritettu ja lasku maksettu. Satunnaisten, mutta toistaiseksi jatkuvien tai säännöllisten työpalvelutilaajien yhteystiedot ja työnsuoritustiedot säilytetään siihen asti kunnes ne pyydetään poistettavan.
Jäsentiedot säilytämme niin kauan kuin jäsen eroaa tai kun hän pyytää tietonsa poistettavan. Rekisterit ajantasaistetaan sitä mukaa kuin muutospyyntöjä tulee, muutoin noin kerran tai kaksi kertaa vuodessa.
*Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Henkilö itse, hänen huoltaja/lähiomainen puhelimitse tai sähköpostilla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain Kontiolahden 4H -yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät vain Kontiolahden 4H-yhdistyksen työntekijät sekä ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori. Tällöinkin tietoja luovutetaan vain sen verran kuin on välttämätöntä toiminnan suorittamista varten ja vain asianomaisten suostumuksella.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan. Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen. Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi
tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.